1. Quản lý chứng từ, hợp đồng và theo dõi toàn bộ quy trình nghiệp vụ

• Chịu trách nhiệm lập, kiểm tra, rà soát và đối chiếu bộ chứng từ đầy đủ cho hoạt động xuất nhập khẩu và thương mại nội địa tại Việt Nam;

• Am hiểu về L/C và các quy định liên quan đến thanh toán quốc tế; hoàn thiện các chứng từ như C/O, hồ sơ khai báo và thông quan; phối hợp với bộ phận Tài chính thực hiện công tác thanh toán, quyết toán;

• Soạn thảo và rà soát hợp đồng thương mại; theo dõi toàn bộ quá trình phê duyệt, thực hiện nghiệp vụ, xử lý bất thường, thanh toán và lưu trữ hồ sơ;

• Phòng ngừa và kiểm soát các rủi ro trong quá trình xử lý chứng từ và hợp đồng.

2. Theo dõi thực hiện logistics và quản lý sổ theo dõi quyền sở hữu hàng hóa

• Theo dõi tình trạng thực hiện các hoạt động vận tải đường biển, vận chuyển bằng xà lan đường thủy nội địa và giao hàng nội địa;

• Theo dõi động thái hàng hóa đang vận chuyển và hàng tồn kho;

• Phối hợp thực hiện kiểm kho và kiểm kê tồn kho, đảm bảo dữ liệu giữa sổ sách – hàng hóa thực tế – chứng từ thống nhất;

• Hỗ trợ xử lý các sự cố logistics như lưu container hư hỏng/thất thoát hàng hóa, v.v.

3. Quản lý sổ theo dõi, báo cáo và phối hợp nội bộ – đối ngoại

• Quản lý đầy đủ các sổ theo dõi nghiệp vụ liên quan đến chứng từ, tồn kho và logistics;

• Thực hiện nhập liệu trên hệ thống nghiệp vụ và lập các báo cáo thống kê liên quan;

• Trọng tâm phối hợp với bộ phận Quản lý hàng hóa, Quản lý vận tải tại tổng bộ ở Trung Quốc và các phòng ban chức năng của Công ty Việt Nam, thực hiện báo cáo, cập nhật và phối hợp xử lý công việc kịp thời;

• Phối hợp với khách hàng/đối tác, đại lý tàu, bãi container, công ty khai báo hải quan và các đơn vị bên ngoài khác; đồng bộ thông tin nghiệp vụ, nhận diện rủi ro và kịp thời cảnh báo, phản hồi.

4. Tối ưu hóa quy trình và quản lý, điều phối đội ngũ (áp dụng cho vị trí Trưởng nhóm/Giám sát)

• Rà soát và tối ưu hóa các quy trình làm việc chuẩn hóa liên quan đến chứng từ, logistics và sổ theo dõi nghiệp vụ tại Việt Nam;

• Phân công công việc trong nhóm và tổ chức đào tạo nghiệp vụ;

• Rà soát các chứng từ phức tạp, hợp đồng có tính chất đặc thù; điều phối và xử lý các sự cố, bất thường nghiêm trọng trong quá trình kinh doanh;

• Định kỳ lập báo cáo phân tích tình hình vận hành nghiệp vụ; triển khai và tuân thủ các quy định của Tập đoàn về tuân thủ thương mại xuyên biên giới và quản lý quyền sở hữu hàng hóa;

• Hoàn thành các công việc chuyên đề và nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.

1. Ngoại ngữ:
   Thành thạo tiếng Trung (4 kỹ năng), HSK5 trở lên (sử dụng tốt thuật ngữ thương mại). Có khả năng đọc viết tiếng Anh tốt là một điểm cộng.

2. Kinh nghiệm:
   Có 1–3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

3. Kiến thức chuyên môn:
   Nắm được quy trình thương mại quốc tế, quy chuẩn chứng từ (tờ khai, vận đơn, L/C…); hiểu cơ bản về quy định thương mại Trung – Việt; có kinh nghiệm xử lý chứng từ song ngữ và rà soát hợp đồng là lợi thế.

4. Tác phong làm việc:
   Cẩn thận, tỉ mỉ, độ chính xác cao; nhạy bén với số liệu và điều khoản; có trách nhiệm, quản lý thời gian tốt, xử lý được nhiều công việc cùng lúc.

5. Kỹ năng phối hợp:
   Có khả năng giao tiếp và phối hợp liên phòng ban tốt; truyền đạt thông tin rõ ràng, xử lý hiệu quả các vấn đề phát sinh trong môi trường đa ngôn ngữ.

6. Kỹ năng tin học:
   Thành thạo Word, Excel, PowerPoint; có khả năng xử lý dữ liệu trên Excel; ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng hệ thống quản lý chứng từ/XNK.